Buitenlandse facturen op papier: wat nu met de e-facturatieplicht?

Sinds 1 januari 2026 is e-facturatie verplicht in België. Deze nieuwe regelgeving roept bij veel ondernemers vragen op, vooral wanneer ze zaken doen met buitenlandse leveranciers. Wat als u in 2026 nog steeds een papieren factuur of een gewone PDF ontvangt van uw buitenlandse leverancier? Is dat toegestaan of overtreedt u de wet? Bij TaxCalCul merken we dat deze vraag regelmatig opduikt. In deze blogpost brengen we duidelijkheid.

Wat houdt de verplichting precies in?


Eind 2022 nam de Europese Commissie een reeks maatregelen die gebundeld werden in het zogenaamde ViDA-pakket (VAT in the Digital Age). Dit pakket bevat onder meer de verplichting tot het uitreiken van gestructureerde elektronische facturen, ook wel 'e-invoicing' genoemd. België heeft deze Europese richtlijn omgezet in interne wetgeving.


Sinds 1 januari 2026 bent u als Belgische btw-plichtige onderneming verplicht om te werken met gestructureerde elektronische facturen. Dit betekent dat u facturen moet versturen in een digitaal formaat dat automatisch verwerkt kan worden, zoals UBL of Peppol BIS.


Voor wie geldt de e-facturatieplicht?


Hier komt het cruciale punt: de verplichting voor e-facturatie geldt enkel voor B2B-facturen tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen.

Dit betekent concreet:


  • De verplichting geldt wanneer een Belgische btw-plichtige onderneming factureert aan een andere Belgische btw-plichtige onderneming
  • De verplichting geldt niet voor facturen van buitenlandse leveranciers aan Belgische ondernemingen
  • De verplichting geldt niet voor facturen aan particulieren (B2C)


Buitenlandse factuur op papier of PDF: geen probleem!


Ontvangt u in 2026 een factuur op papier of in gewone PDF-vorm van een buitenlandse leverancier? Dan is dat perfect toegestaan. Uw buitenlandse leverancier is niet onderworpen aan de Belgische e-facturatieplicht en kan dus nog steeds facturen versturen in traditionele formaten.


U hoeft zich als ontvanger van deze factuur geen zorgen te maken. U overtreedt geen enkele regel door een papieren of gewone PDF-factuur te ontvangen en te verwerken van een leverancier buiten België.


Wat met de toekomst in Europa?


Hoewel België nu al verplicht is overgeschakeld op e-facturatie, loopt de rest van Europa niet synchroon. Tegen juli 2030 moeten alle Europese landen overgeschakeld zijn op e-facturatie voor B2B-transacties tussen btw-plichtige ondernemingen. Dit is de uiterste deadline die Europa heeft opgelegd.


Verschillende landen, verschillende deadlines


Veel landen voeren e-facturatie echter eerder in dan de Europese deadline van 2030. Enkele voorbeelden:


  • Frankrijk: de deadline ligt op 1 september 2026
  • Duitsland: werkt aan een eigen tijdlijn voor invoering
  • Nederland: volgt met aandacht de Belgische implementatie


Dit betekent dat u in de komende jaren geleidelijk aan zal merken dat ook uw buitenlandse leveranciers overschakelen op gestructureerde elektronische facturen. Dit zal echter land per land en leverancier per leverancier gebeuren, naargelang hun nationale wetgeving.


Praktische tips voor uw boekhouding

Voor facturen die u ontvangt


  • Belgische leveranciers: sinds 1 januari 2026 verplicht in e-facturatieformaat (UBL, Peppol BIS, ...)
  • Buitenlandse leveranciers: mogen nog steeds papier of gewone PDF gebruiken
  • Zorg voor een duidelijke administratie waarin u het onderscheid maakt tussen binnenlandse en buitenlandse leveranciers


Voor facturen die u verstuurt


  • Naar Belgische klanten (B2B): verplicht gebruik van gestructureerde e-facturen sinds 1 januari 2026
  • Naar buitenlandse klanten: volg de regelgeving van het land van uw klant
  • Naar particulieren: geen verplichting tot e-facturatie


Hulp nodig bij de omschakeling?


De invoering van verplichte e-facturatie brengt heel wat veranderingen met zich mee voor Belgische ondernemingen. Van het kiezen van de juiste software tot het correct verwerken van verschillende factuurtypes: het vraagt om kennis en aanpassing van uw administratieve processen.


Bij TaxCalCul begeleiden we ondernemers in Antwerpen en Waasland al ruim 40 jaar bij fiscale en administratieve uitdagingen. Ons team van experts denkt proactief met u mee over de beste aanpak voor uw specifieke situatie.


Vragen over e-facturatie of de verwerking van buitenlandse facturen? Neem contact op met TaxCalCul. We helpen u graag op weg met advies op maat voor uw onderneming.


Samenvatting


  • E-facturatie is sinds 1 januari 2026 verplicht in België
  • De verplichting geldt enkel voor B2B-facturen tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen
  • Buitenlandse leveranciers mogen nog steeds papieren facturen of gewone PDF's versturen
  • Tegen juli 2030 moet heel Europa overgeschakeld zijn op e-facturatie
  • Verschillende Europese landen voeren e-facturatie op verschillende momenten in
  • Heeft u nog vragen over deze nieuwe regelgeving? TaxCalCul staat voor u klaar met deskundig advies.

< Ouder bericht

Waarom een kleine vennootschap fiscaal interessanter is dan een grote

door TaxCalCul • 19 januari 2026
Als ondernemer in België is het cruciaal om te begrijpen wanneer uw vennootschap als 'klein' of 'groot' wordt beschouwd. Dit onderscheid heeft namelijk verregaande fiscale gevolgen. Kleine vennootschappen genieten in ons land van aanzienlijk meer fiscale voordelen dan grote vennootschappen. Bij TaxCalCul begeleiden we ondernemers al ruim 40 jaar bij het optimaliseren van hun fiscale situatie. In deze blogpost zetten we de zeven belangrijkste voordelen van een kleine vennootschap op een rij.

Dividend uitkeren terwijl uw bankrekening (bijna) leeg is: kan dat?

door TaxCalCul • 12 januari 2026
Als ondernemer kent u het wellicht: uw jaarrekening toont een mooie winst, maar wanneer u uw bankrekening bekijkt, is er nauwelijks cash beschikbaar. Een frustrerende situatie, zeker als u graag een dividend zou willen uitkeren. Maar is het überhaupt mogelijk om een dividend uit te keren zonder voldoende geld op de rekening? En zo ja, welke vennootschapsrechtelijke en fiscale spelregels moet u daarbij respecteren? Bij TaxCalCul begeleiden we ondernemers dagelijks bij dit soort vraagstukken. In deze blogpost leggen we u helder uit wat wel en niet kan.

Bescherm uw onderneming tegen de financiële impact van een fiscale controle

door TaxCalCul • 5 januari 2026
Een aangetekende brief van de fiscus: voor veel ondernemers het begin van een stressvolle en kostelijke periode. Naast de kopzorgen die een fiscale controle met zich meebrengt, kunnen de bijkomende kosten voor professionele ondersteuning flink oplopen. Gelukkig bestaat er een oplossing die steeds meer aandacht krijgt: een verzekering tegen de kosten van fiscale controles.
Laad meer berichten