Waarom is een degelijke managementovereenkomst zo belangrijk?
Een managementovereenkomst regelt de samenwerking tussen uw managementvennootschap en de opdrachtgever. Het document schept duidelijkheid over taken, vergoedingen, aansprakelijkheid en speelruimte. Door alles expliciet vast te leggen, vermijdt u verrassingen achteraf en beperkt u juridische risico's aanzienlijk.
Bovendien is een goed opgestelde overeenkomst uw beste bescherming tegen herkwalificatie als arbeidsovereenkomst, wat verstrekkende gevolgen kan hebben voor uw fiscale en sociale situatie.
De juiste vorm: details die het verschil maken
Maak het formeel correct
Stel de overeenkomst op in twee originele exemplaren waarbij elke partij één origineel ontvangt. Dit lijkt vanzelfsprekend, maar wordt regelmatig over het hoofd gezien.
Vermeld altijd:
- De plaats en datum waarop de overeenkomst wordt opgemaakt
- De firmanaam, het adres van de maatschappelijke zetel en het KBO-nummer van beide partijen
- De naam van wie de vennootschap vertegenwoordigt
Ondertekening en paraaf
Beide partijen ondertekenen de twee exemplaren en plaatsen een paraaf op elke bladzijde. Dit voorkomt discussies over eventuele wijzigingen achteraf.
Let op met antidatering
U mag de overeenkomst nooit antidateren. Dit brengt een risico op valsheid in geschrifte met zich mee. Is de overeenkomst al mondeling lopende op het moment dat u deze op papier zet? Vermeld dan zowel de datum waarop u het document opmaakt als de datum waarop de overeenkomst in werking is getreden.
De inhoud: welke clausules zijn onmisbaar?
Een managementovereenkomst staat of valt met de juiste clausules. We overlopen de belangrijkste elementen die u zeker moet opnemen.
1. Voorwerp van de overeenkomst
Omschrijf helder en concreet wat de opdracht inhoudt en welke taken u moet uitvoeren. Wees zo specifiek mogelijk om latere discussies te vermijden.
U kunt eventueel ook vastleggen hoeveel uur prestaties er van u verwacht worden, bijvoorbeeld in aantal mandaten van acht uur.
Cruciaal detail: Neem het zinnetje op: "De managementvennootschap voert deze opdracht uit volgens haar eigen wensen en inzichten." Dit maakt duidelijk dat het niet om een gewone arbeidsovereenkomst gaat en dat u als zelfstandige werkt met eigen autonomie.
2. Startdatum, duur en beëindiging
Bepaal wanneer de overeenkomst start en voor welke periode ze wordt aangegaan. Gaat het om een bepaalde of onbepaalde duur?
Bij een overeenkomst voor onbepaalde duur moet u de opzeggingstermijn vastleggen. Deze hoeft overigens niet dezelfde te zijn voor beide partijen. U kunt bijvoorbeeld afspreken dat de opdrachtgever een langere opzeggingstermijn moet respecteren dan uw vennootschap.
3. Vergoeding en facturatie
Deze clausule regelt welke vergoeding u voor uw prestaties ontvangt. Dat kan verschillende vormen aannemen:
- Een vast bedrag per maand of per project
- Een vergoeding per uur of per dag
- Een variabele vergoeding gekoppeld aan resultaten
- Een combinatie van bovenstaande
Leg ook vast wanneer u mag factureren en wat de betalingstermijn is. Vergeet niet om de schadevergoeding en interesten bij laattijdige betaling te bepalen. Dit voorkomt dat u achter uw geld moet aanlopen zonder verhaal.
4. Kosten
Moet u tijdens de uitvoering van uw opdracht specifieke kosten maken? Specificeer dan welke kosten voor rekening van de opdrachtgever zijn en dus kunnen worden doorgefactureerd. Denk aan reiskosten, materiaalkosten of specifieke opleidingen die nodig zijn voor de opdracht.
5. Uitvoering: persoonlijk, met personeel of via onderaannemers?
Deze clausule bepaalt wie de opdracht mag uitvoeren. Moet u het werk zelf in persoon doen of mag u iemand aanwerven of met een externe samenwerken?
Voor veel ondernemers is deze flexibiliteit belangrijk, zeker als uw vennootschap groeit en u meerdere opdrachten tegelijk uitvoert.
6. Aansprakelijkheid
Dit is een van de belangrijkste clausules in uw managementovereenkomst. Hierin omlijnt u zowel de contractuele als de buitencontractuele aansprakelijkheid van u en van uw vennootschap.
Denk bijvoorbeeld aan situaties waarbij:
- Een opdrachtgever, met wie u als bestuurder geen contractuele band heeft, u persoonlijk aansprakelijk stelt
- Een bedrijf dat alleen met uw opdrachtgever een overeenkomst heeft, schadevergoeding eist
Door deze aansprakelijkheid vooraf goed af te bakenen, beschermt u zowel uzelf als uw vennootschap tegen onverwachte claims.
7. Geheimhouding en afwerving van personeel
Deze clausule regelt twee aspecten:
- Geheimhouding: Afspraken over vertrouwelijke informatie met betrekking tot de opdracht
- Niet-afwerving: Een tijdelijk verbod op het aanwerven van medewerkers van de andere partij
Dit beschermt beide partijen tegen ongewenste concurrentie en het weglekken van bedrijfsgevoelige informatie.
8. Niet-concurrentiebeding
Indien relevant, kunt u een niet-concurrentiebeding opnemen. Hierin legt u uit wat precies als concurrerende activiteit wordt beschouwd en hoe deze in tijd en ruimte wordt beperkt.
Let op: een niet-concurrentiebeding moet redelijk zijn en mag uw mogelijkheden om uw beroep uit te oefenen niet onevenredig beperken.
TaxCalCul helpt u verder
Het opstellen van een waterdichte managementovereenkomst vraagt om kennis van zowel het vennootschapsrecht als de fiscale en sociale wetgeving. Bij TaxCalCul begeleiden we ondernemers in de regio Antwerpen en Waasland al meer dan 40 jaar bij dit soort vraagstukken.
Wilt u zekerheid dat uw managementovereenkomst juridisch en fiscaal in orde is? Of heeft u vragen over de optimale structuur voor uw activiteiten als zelfstandige? Ons team van experts denkt graag met u mee.
Contacteer ons voor persoonlijk advies op maat van uw situatie.
