Facturen via Peppol worden afgeleverd via een beveiligd, gestandaardiseerd netwerk. Een correcte aflevering is dus in principe gegarandeerd — toch twijfelt u wellicht, zeker bij die allereerste verzending naar een nieuwe klant.

Wat kunt u doen? Controleer bij het opmaken van de factuur of u de juiste klantgegevens heeft ingevoerd en schakel automatische validaties in uw facturatiesoftware in. Na het versturen vindt u in uw software doorgaans een afleverstatus terug. Geeft die u toch niet voldoende zekerheid? Dan is een korte telefonische check of een bevestigingsmail naar uw klant altijd een goede reflex — zeker bij een eerste Peppol-factuur.

Neen, en dat is een van de meest voorkomende vergissingen. Het lijkt veilig, maar het veroorzaakt net het tegenovergestelde effect: uw klant ontvangt twee versies van dezelfde factuur en weet niet welke hij moet verwerken en betalen. Dat leidt tot verwarring, dubbele controles en een grotere kans op fouten in de boekhouding.

Wat kunt u doen? Stuur uw b2b-facturen uitsluitend via Peppol — dat is ook de enige wettelijk geldige manier. Schakel automatische pdf-mails uit in uw software en informeer uw klanten dat hun boekhoud- of facturatiesoftware voortaan het enige geldige ontvangstkanaal is.

Vroeger kwamen uw facturen rechtstreeks in de mailbox van uw klant terecht — zichtbaar, herkenbaar en makkelijk op te volgen. Via Peppol verschijnen facturen rechtstreeks in de boekhoud- of facturatiesoftware van uw klant. Dat is efficiënter, maar ook minder opvallend. Facturen worden daardoor sneller over het hoofd gezien, zeker als uw klant zijn software niet regelmatig raadpleegt.

Wat kunt u doen? Vraag uw klant om regelmatig de openstaande posten in zijn software te controleren en adviseer hem om meldingen in te stellen voor binnenkomende facturen. Let op: dergelijke notificaties kunnen soms in de spamfolder terechtkomen. Een korte communicatie naar uw klanten over deze nieuwe werkwijze is geen overbodige luxe.

Absoluut niet, en dit misverstand zorgt in de praktijk voor heel wat teleurstellingen. Het feit dat een factuur correct via Peppol is afgeleverd, betekent niet dat ze automatisch wordt goedgekeurd of betaald. Uw klant behoudt het recht om een factuur te betwisten, en de betaling verloopt nog steeds via de gebruikelijke kanalen.

Wat kunt u doen? Blijf uw facturen actief opvolgen, net zoals u dat vroeger deed. Stuur tijdig herinneringen bij uitblijvende betalingen — vanuit uw facturatiesoftware kan dat vaak zelfs automatisch na een ingestelde periode. Maak ook duidelijke afspraken met uw klanten over hun interne flow voor ontvangst, controle, goedkeuring en betaling van e-facturen.

In een Peppol-omgeving kunt u een verstuurde factuur niet zomaar aanpassen of vervangen. Correcties verlopen uitsluitend via een creditnota, gevolgd door een nieuwe correcte factuur. Dat verhoogt de administratieve impact van fouten aanzienlijk.

Wat kunt u doen? Controleer uw facturen grondig vóór u ze verstuurt: klantgegevens, btw-nummer, bedragen, btw-tarief en betalingstermijn. Hoe minder fouten aan de bron, hoe minder herstelwerk achteraf. Uw facturatiesoftware kan u hierbij helpen via automatische validaties.

Veel ondernemers gaan ervan uit dat ze "wel op Peppol zitten", zonder te weten of hun registratie volledig actief en correct geconfigureerd is. Dat gebrek aan zekerheid kan leiden tot facturen die nooit aankomen — en dus tot betalingsachterstanden.

Wat kunt u doen? Verifieer uw Peppol-registratie via uw facturatiesoftware of boekhouder en controleer of de status van uw verzonden facturen zichtbaar is. Kies bij voorkeur voor software die heldere meldingen geeft over de verzend- en ontvangststatus van uw facturen.

Neen. De verplichting tot e-facturatie via Peppol geldt enkel voor b2b-transacties tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen. Facturen aan particulieren (b2c) en aan buitenlandse klanten vallen hier niet onder. Voor die gevallen blijven de vroegere methoden — zoals een pdf per e-mail — voorlopig toegestaan.

Ja. De FOD Financiën heeft een tolerantieperiode voorzien voor het eerste kwartaal van 2026 (januari t.e.m. maart 2026). Dat betekent dat ondernemers die in die periode nog niet volledig klaar waren met de overstap naar Peppol, tijdelijk niet gesanctioneerd werden. Die tolerantieperiode is echter voorbij: het juridisch kader staat vast en de verplichting geldt nu volledig.