Belangrijke reminder van uw boekhouder Jan Verhelst (TaxCalCul):

Sinds einde 2019 moet het UBO-register de namen weergeven van de bestuurders van bedrijven, vzw’s, stichtingen en maatschappen. Al deze organisaties zijn zelf verantwoordelijk voor het correct naleven van deze regel. Door de correcte opname van deze informatie gaat Europa de strijd aan tegen witwaspraktijken en terrorisme.

Ondertussen zijn we twee jaar verder en toch blijkt dat meer dan 80.000 bedrijven en vzw’s de registratie nog altijd niet of niet correct hebben voltooid. Sinds 2020 stuurt de fiscus regelmatig aanmaningen om overtreders aan te sporen om deze registratie in orde te maken.

Bedrijven die geen gevolg geven aan de herinneringsbrief van de fiscus mogen vanaf 22 oktober een fikse boete verwachten. ‘In een eerste fase en stapsgewijs krijgen 80.000 vennootschappen een boete van 500 euro per bestuurder. Later volgen de vzw’s die niet in orde zijn’, aldus Francis Adyns, de woordvoerder van Financiën.

Men vraagt zelfs meer … Wanneer iets wijzigt aan de begunstigden dan is elk bedrijf of organisatie verplicht om deze wijzigingen onmiddellijk te registreren in het UBO-register. En opgelet! Zelfs wanneer er helemaal niets verandert, moeten de bedrijven en organisaties de informatie in het register elk jaar opnieuw bevestigen.

Bijna twee jaar na de deadline zijn nog altijd meer dan 80.000 bedrijven en vzw’s niet in orde met de registratie.

Sinds 1 september moeten bedrijven en vzw’s bovendien bewijsstukken aan het register toevoegen. Hiermee moet men aantonen dat de informatie in het UBO-register weldegelijk correct is. Daarenboven moeten deze bewijsstukken steeds up-to-date zijn. Het is aan de informatieplichtige organisatie om in te schatten welke documenten voldoende staven dat de registratie correct is.

Volgens Financiën deed op het einde van augustus nog slechts de helft van de ingeschreven organisaties de moeite om bewijsstukken aan het UBO-register toe te voegen. Voor de overige helft dreigt dus een boete. ‘Entiteiten waarvan er geen bewijsstuk is, kunnen ook een administratieve boete ontvangen. Die boete ontslaat de informatieplichtige niet van zijn verplichtingen’, zegt Adyns.

Als boekhoudkantoor beseffen we dat de administratieve rompslomp die met een registratie gepaard gaat heel vervelend is. Te meer omdat het platform om informatie toe te voegen alles behalve gebruiksvriendelijk is. Niettegenstaande deze terechte kritiek helpen we u als klant graag verder met de correcte opvolging van de registratie om onnodige boetes te vermijden.