Wat houdt de verplichte e-facturatie precies in?
Vanaf 1 januari 2026 is het niet langer toegestaan om facturen op papier te versturen of als PDF te e-mailen naar andere bedrijven. Alle B2B-facturatie moet dan verlopen via het Peppol-netwerk, een beveiligd systeem voor elektronische documentuitwisseling. Belangrijk om te weten: facturen aan particulieren vallen buiten deze verplichting.
Geldt dit ook voor mijn onderneming?
Ja, hoogstwaarschijnlijk wel. Of u nu vijf of vijfhonderd facturen per maand verstuurt, btw aanrekent of niet - vanaf 1 januari 2026 moet u voor alle B2B-transacties gebruik maken van het Peppol-netwerk. Slechts een zeer beperkte groep ondernemingen is vrijgesteld volgens artikel 44 van het btw-wetboek, zoals scholen, zorginstellingen en vastgoedverhuurders. Twijfelt u of uw onderneming onder de verplichting valt? Neem dan contact op met onze experts bij TaxCalCul voor persoonlijk advies.
Wat is Peppol en wat zijn de voordelen?
Peppol staat voor Pan-European Public Procurement Online. Het is een beveiligd netwerk dat beheerd wordt door de federale overheidsdienst Beleid en Ondersteuning (BOSA). Via dit netwerk kunnen bedrijven rechtstreeks, veilig en gestructureerd e-facturen naar elkaar verzenden.
De voordelen van het Peppol-systeem zijn aanzienlijk:
- Kostenbesparing: Afhankelijk van verschillende bronnen kan dit leiden tot een kostenverlaging van 5 tot 12 euro per factuur
- Efficiëntie: Facturen krijgen een gestructureerd en uniform formaat, waardoor ze makkelijker en sneller verwerkt kunnen worden
- Minder fouten: Geen handmatige invoer meer, dus minder kans op vergissingen
- Betere beveiliging: Het netwerk is sterk beveiligd tegen cyberaanvallen, wat het risico op factuurfraude verkleint
- Snellere betaling: Facturen belanden niet meer in spammappen en worden sneller verwerkt en betaald
Hoe bereidt u uw onderneming voor?
1. Kies een gecertificeerd access point
Om toegang te krijgen tot het Peppol-netwerk heeft u een gecertificeerd access point nodig - een soort digitaal postkantoor dat ervoor zorgt dat uw facturen bij de juiste ontvanger terechtkomen. Er zijn ongeveer veertig gecertificeerde dienstverleners in België, maar sommigen naderen hun maximale capaciteit. Wacht dus niet te lang met het maken van uw keuze.
2. Bepaal uw specifieke behoeften
Bij het kiezen van een access point is het belangrijk om rekening te houden met uw specifieke situatie:
- Kleine zelfstandige die zelf de boekhouding doet? Kies uit de lijst van dienstverleners op de website van FOD BOSA.
- Werkt u met een boekhoudpakket? Mogelijk is de Peppol-functionaliteit al geïntegreerd.
- Werkt u met een boekhouder? Overleg dan met uw boekhouder welk platform het meest geschikt is.
- Heeft u internationale ambities? Kies dan een access point dat ook buitenlandse connecties toelaat.
3. Maak gebruik van fiscale voordelen
Goed nieuws: de overheid biedt financiële ondersteuning. Bedrijven die volgens de vennootschapswetgeving als 'klein' worden beschouwd, mogen de hard- en softwarekosten voor Peppol voor 120% aftrekken. Dit geldt ook voor terugkerende kosten zoals abonnementen.
TaxCalCul staat voor u klaar
Als ervaren boekhoudkantoor begrijpen wij bij TaxCalCul de uitdagingen die deze digitale transitie met zich meebrengt. Onze experts staan klaar om u te begeleiden bij elke stap van dit proces:
- Advies over de meest geschikte access point voor uw specifieke situatie
- Hulp bij de implementatie van e-facturatie in uw huidige werkprocessen
- Begeleiding bij het optimaal benutten van de fiscale voordelen
- Ondersteuning bij de overgang naar volledig digitale facturatie
Conclusie: Begin vandaag nog met uw voorbereidingen
Hoewel januari 2026 nog ver weg lijkt, is het verstandig om nu al actie te ondernemen. De vraag naar access points neemt toe, en u wilt zeker zijn dat uw onderneming op tijd klaar is voor deze belangrijke verandering. Door vroeg te beginnen, kunt u de overgang geleidelijk maken en eventuele kinderziektes tijdig oplossen.
Heeft u vragen over de verplichte e-facturatie of wilt u persoonlijk advies? Neem dan contact op met ons team van experts bij TaxCalCul. Wij helpen u graag verder met een oplossing op maat voor uw onderneming.
TaxCalCul is een erkend all-round boekhoudkantoor met ruim 40 jaar ervaring in boekhouding, accountancy en vennootschapsrecht voor kleine zelfstandigen, KMO's, vrije beroepen en startende ondernemers in de regio Antwerpen en het Waasland.
